Hoe organiseer je een bedrijfsfeest op eigen terrein in Den Haag?

Het jubileum is in juni, er komen tachtig collega's en de directie wil het dit keer niet in een zaal maar op de eigen parkeerplaats. Dan ben jij degene die het moet regelen, naast je gewone werk. Het korte antwoord: een bedrijfsfeest op eigen terrein organiseer je in zeven stappen, van datum en aantal tot de aanvraag, en de tent is de beslissing waar alle andere keuzes van afhangen. Hieronder loop je de stappen in volgorde door; het aanbod zelf staat op onze pagina over een bedrijfsfeest in Den Haag.

Stap 1 en 2: datum, aantal en het terrein

Begin met twee getallen: de datum en het aantal collega's dat echt komt, met of zonder partners. Daarna loop je over het terrein. Een parkeerplaats of binnenplaats is prima, maar op verharding kan een tent niet met haringen vast, dus noteer de ondergrond. Meet het vrije stuk op, kijk omhoog naar lantaarnpalen, luifels en bomen, en zoek het dichtstbijzijnde stopcontact en de toiletten. Overleg ook even met de gemeente of de beheerder van het bedrijventerrein: een tent op eigen grond vraagt meestal geen vergunning, maar geluid na een bepaald tijdstip en de bereikbaarheid voor de buren soms wel. Zeker weten doe je door het te vragen.

Stap 3: de tentmaat voor 80 of 150 collega's

Reken met 0,7 m² per persoon bij een borrel aan statafels, 1,2 m² als iedereen aan tafel zit en 1,5 m² bij een diner. Tel 4 m² op voor een bar en 6 m² voor een dj. Twee voorbeelden:

Voor afdelingsborrels tot zo'n 50 man zijn de partytenten van 4x8 en 5x8 meter het meest gevraagd; die kun je zelf opzetten of door ons laten bouwen. Vanaf tachtig mensen zit je al snel bij de stretchtenten: die bouwen wij altijd op, ze hebben een brandveiligheidscertificaat en een stretchtent heeft rondom extra ruimte nodig om af te spannen, dus meet ruimer dan het doek. Valt het feest tussen oktober en april, reken dan meteen zijwanden en heaters mee.

Stap 4: stroom en verlichting

Een feest op eigen terrein heeft stroom bij de hand, maar niet alles kan op één groep. Elektrische heaters zijn de grote verbruikers: maximaal twee per groep en liever niets anders erbij. De koelkast van 400 liter verbruikt 300 watt en kan samen met verlichting en muziek op een tweede groep. Een springkussen heeft een eigen stroompunt nodig. Meet de afstand van het stopcontact tot de tent langs de rand van het terrein en huur bij onze stroomvoorziening een verlengsnoer van 15 of 25 meter of een kabelhaspel; rol die helemaal af als er een heater op staat. Voor speeches en muziek is de geluidsinstallatie met bluetooth en twee microfooningangen genoeg voor de meeste bedrijfsfeesten, en met een accu tot 8 uur hoeft hij niet eens aan het snoer.

Stap 5: catering-materiaal

Of je nu een cateraar inhuurt of de barbecue zelf doet, de spullen moeten er staan. Voor een borrel met 80 collega's reken je op acht tot tien statafels, met een rok in de bedrijfskleur als je wilt. Drank koud houden doe je met een flessenkoelkast uit onze koelingen; zet hem een paar uur van tevoren aan en vul hem dan pas. Voor warm eten kies je warmhoudapparatuur: chafing dishes op brandpasta als er geen stroom bij het buffet is, een au bain marie als dat er wel is. En reken bij het glaswerk op anderhalf tot twee glazen per gast, verdeeld over bier, wijn en fris; de afwas kun je per krat aan ons overlaten. Alles komt in één rit mee met de tent van Partytentverhuur Haaglanden.

Stap 6: familiedag erbij?

Veel bedrijven in Rijswijk, Zoetermeer en het Westland maken van het personeelsfeest een familiedag. Dan verandert het programma: overdag een springkussen voor de kinderen naast de tent, een stormbaan van 14 tot 27 meter waarop ook de collega's tegen elkaar racen, en 's avonds muziek voor de volwassenen. Reken voor een springkussen op een vlak stuk van ongeveer 6 bij 5 meter met een meter speling rondom en een eigen stopcontact van zo'n 1100 watt, en zet altijd een volwassene bij het kussen.

Stap 7: wat je in de aanvraag zet

Een aanvraag met de juiste gegevens scheelt een week heen-en-weer mailen. Zet erin: de datum, het aantal gasten, borrel of diner, de ondergrond (gras of verharding), de maten van het vrije stuk, of er stroom is en waar, en of je de tent zelf opzet of door ons laat opbouwen. Stuur een foto of plattegrond van het terrein mee, dan kunnen we direct zeggen welke tent past en of hij op die plek verankerd kan worden. Heb je die gegevens bij elkaar, doe dan een aanvraag of neem contact met ons op; we zetten tent, meubilair, stroom en catering-materiaal op één offerte.

Partytentverhuur Haaglanden bezorgt en bouwt op bij bedrijven in Den Haag, Delft, Rijswijk, Zoetermeer en het Westland.